Hasta ahora, para muchos autónomos una factura era poco más que un documento en PDF que se enviaba por correo y se guardaba en una carpeta. Si el cliente la pagaba y la gestoría recibía su copia, asunto resuelto. Esa forma de trabajar tiene los días contados cuando el cliente es otra empresa o profesional.
La factura electrónica B2B ya tiene su desarrollo reglamentario en España. El Real Decreto 238/2026, publicado el 31 de marzo, establece cómo tendrán que funcionar las facturas electrónicas entre empresarios y profesionales, incluidos los sistemas y plataformas utilizados para intercambiarlas.
Para un autónomo, esto significa revisar qué utiliza hoy para hacer sus facturas y si esa herramienta podrá seguir acompañándolo cuando la nueva obligación sea efectiva.
Un programa de facturación para autónomos como TS Facturas, (anterior Billin) preparado para estos cambios puede evitar tener que modificar el sistema de trabajo a última hora.
Aquí hay una cuestión importante: no todos tendrán que hacerlo al mismo tiempo. El Real Decreto establece dos plazos de aplicación.
Las empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros tendrán un plazo de 12 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en la norma. Para el resto, el plazo será de 24 meses.
Por tanto, hablar de una única fecha para todos los autónomos puede llevar a confusión. El calendario depende de la situación de cada negocio.
Eso no impide empezar a prepararse. De hecho, puede ser bastante más llevadero cambiar una herramienta cuando todavía no hay urgencia que hacerlo cuando clientes, gestoría y facturación están ya pendientes del cambio.
Lo primero es comprobar cómo factura actualmente. Si utiliza un programa específico, tendrá que saber si está preparado para los requisitos que establece la nueva regulación.
Si trabaja con plantillas, hojas de cálculo o documentos creados manualmente, tendrá que valorar si ese método seguirá siendo válido para las operaciones B2B cuando la obligación le resulte aplicable.
También conviene mirar qué ocurre después de emitir la factura. ¿Dónde queda registrada? ¿Cómo se la haces llegar al cliente? ¿Cómo accede a ella la gestoría? ¿Puedes localizar rápidamente una factura de hace seis meses? Son preguntas poco interesantes hasta que necesitas responderlas con prisa.
La factura electrónica puede cambiar una parte de la relación entre autónomo y asesoría.
Si la información de facturación permanece centralizada, la gestoría puede trabajar con los mismos datos que utiliza el negocio. Esto evita parte del intercambio habitual de archivos, correos y documentos que luego hay que ordenar.
Para un autónomo que lleva personalmente su facturación, disponer de un sistema donde las facturas estén organizadas y puedan compartirse con la gestoría tiene una ventaja bastante sencilla: hay menos cosas que enviar y menos posibilidades de que alguien trabaje con una versión equivocada.
Además de la factura electrónica B2B, los autónomos están teniendo que adaptarse a los nuevos requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación. Son cuestiones relacionadas, pero no son exactamente lo mismo.
La Agencia Tributaria señala requisitos específicos para estos sistemas, entre ellos la generación de registros de facturación y determinadas condiciones de conservación e integridad de la información.
Por eso, cambiar de programa de facturación pensando únicamente en la factura electrónica puede quedarse corto. Lo sensato es comprobar qué requisitos tiene que cumplir la herramienta en conjunto.
Antes de cambiar nada, basta con hacer una pequeña prueba. Coge varias facturas recientes y reconstruye su recorrido. Desde que las creas hasta que llegan al cliente, se cobran, se guardan y terminan en manos de la gestoría.
Si para hacerlo necesitas buscar en tres carpetas, revisar correos y preguntar dónde está algún documento, probablemente ya tengas una pista de lo que conviene mejorar.
La factura electrónica B2B va a modificar la manera de intercambiar facturas entre negocios.
Para el autónomo, la mejor preparación puede ser bastante menos espectacular de lo que parece, solo tendrán que tener una herramienta adecuada, saber qué va a exigir la normativa y llegar al cambio con el trabajo diario ya ordenado.
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