Siete errores que evitar en el registro de la jornada laboral

Los trabajadores de la planta de Mercedes en Vitoria pasan por el torno de acceso. /Rafael Gutiérrez
Los trabajadores de la planta de Mercedes en Vitoria pasan por el torno de acceso. / Rafael Gutiérrez

Los expertos aconsejan automatizar el proceso para evitar problemas y multas

J. V. M.

El pasado 12 de mayo entró en vigor la normativa por la que todas las empresas, sin excepción, tienen la obligación de registrar la jornada de sus trabajadores. La aplicación de la norma generó y continúa generando confusión entre las compañías y no todas saben cómo aplicarla correctamente. Las inspecciones ya han empezado y con ellas las sanciones, que pueden llegar a los 187.515 euros.

Tras dos meses de implantación, B+SAFE, una firma especializada en sistemas de fichaje biométrico, ha identificado 7 errores comunes «que pueden salir muy caros». «Hay que ver el fichaje como un sistema que crea valor en la empresa, optimizando tiempos y trabajo», indica Nuño Azcona, el CEO de la compañía.

Se tratan de cuestiones aparentemente sin importancia pero que incumplen algún aspecto de la norma y que, por tanto, son sancionables. «Desde nuestro punto de vista, la mejor opción es automatizar el registro, ya que de esta manera no hay lugar al error humano o al descuido y todo queda registrado y simplificado en tiempo real».

Los 7 errores

1. Descontar periodos de descanso y pausas sin haberlas reflejado. La normativa no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria; sin embargo, si no se contemplan estos tiempos en el registro no se podrán descontar del cómputo total de horas trabajadas del mes.

2. Informes con el cómputo de horas trabajadas poco claros o confusos. Es conveniente que el método utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.

3. Se cumple con la normativa una vez entregados los registros. La normativa exige que los registros de las jornadas diarias de todos los trabajadores se conserven durante cuatro años. Por ello se recomienda utilizar un soporte digital que, además de ayudar al registro, contribuya no alterar más el medio ambiente. Soportes como el papel son susceptibles de pérdidas, robos o destrucción, a lo que se suma el espacio de almacenaje.

4. No facilitar los informes con el cómputo total de horas trabajadas a los empleados cuando estos lo solicitan. Estos informes deben «permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social». Además, se debe poder acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

5. Delegar en las gestorías o empresas terceras el control de las horas. Los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo; o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

6. Informes de registros con información incompleta. Aunque la normativa no especifica los campos que debe incluir el informe con el registro de las horas, los conceptos mínimos que deberían incorporar son: nombre de la empresa; nombre del trabajador; tipo de jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo; detalle de las horas (laborales, ordinarias y complementarias) realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo; firma del representante legal de la empresa y firma como 'recibido' del trabajador. La información registrada debe estar en un documento individual por trabajador. El informe de datos debe ser fiable y no modificable.

7. Las personas con movilidad no tienen que fichar. Aquellas personas con jornadas de teletrabajo, trabajo en la sede de clientes, comerciales… también deben llevar un registro de sus horas trabajadas.

Temas

España