Las destructoras de papel y la Ley de Protección de Datos
Econfidencial ·
Los cambios en la sociedad, algunos derivados del desarrollo tecnológico, provocan revoluciones industriales y también el resurgimiento de algunos negocios. Es el caso del cartón ... con el comercio electrónico y los envíos de mensajería. En otros casos, son cambios legales los que ponen de moda un tipo de producto que, como por arte de magia, pasa a tener una demanda brutal. Es lo que sucede estos días con el control de la jornada laboral de los empleados, que se ha convertido en una obligación para todas las empresas, gracias a un reciente decreto ley del Gobierno. Hierven las empresas que ofrecen ya sistemas más o menos sencillos de control a través de aparatos que registran la huella digital o de aplicaciones para móviles que permiten hacer lo mismo cuando uno está fuera del centro de trabajo. Un fenómeno que hace ya tiempo se vivió en las máquinas de destrucción de documentos -aún está en pleno auge- porque la Ley de Protección de Datos no sólo obliga a hacer desaparecer determinada documentación en soporte físico, además del digital, sino también a hacerlo con garantías. Vamos, que no vale cualquier aparato.
Los expertos aseguran que hay tres fórmulas para destruir documentos por parte de las empresas. La primera es pegarles fuego con medios propios. Poco recomendable. La segunda es encargar el trabajo a empresas profesionales que se dedican a ello y que, se supone, todo su protocolo de actuación se ajusta de forma milimétrica a las exigencias legales. La tercera y última es disponer de medios propios para acometer esa destrucción física de soportes con información.
Así las cosas, muchas empresas, en especial las que manejan datos sensibles, como es el caso de clínicas y hospitales, se han encontrado con la sorpresa de que la máquina de destrucción de documentos que usan no es acorde con las exigencias de la ley. Es el caso de esas máquinas que destrozan los folios en tiras anchas y que de acuerdo con la norma que regula las características de este tipo de aparatos ofrecen el nivel de seguridad más bajo. El denominado P1 que en términos coloquiales se puede definir como una patraña, porque permite recomponer el documento original con un poco de mimo y dedicación. Así se considera cuando la máquina destruye un folio convencional, un DIA A4 en unas 36 tiras.
Para quienes manejan datos de nivel de seguridad «medio» -datos financieros de un cliente por parte de una entidad bancaria, por ejemplo- las exigencias en la destrucción son importantes. Tienen que contar con máquinas de niveles de seguridad P4 o P5. Estas últimas convierten un Din A4 en unos 2.000 trocitos. Se considera que es «prácticamente imposible» de reconstruir, pero no «totalmente imposible». Quienes tienen que destruir documentos que requieren seguridad «alta» -ideología, vida sexual, salud, relacionados con violencia de género o recabados con finales policiales, por ejemplo- la destrucción tiene que ser también acorde. Esto se define como niveles P6 y P7 de destrucción, que transforman un folio en una masa que contiene entre 6.000 y 15.000 partículas. Algo que se considera «imposible» de recomponer.
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