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El buzón está lleno

No se puede vivir con tanto email

El buzón está lleno

Cada vez más empresas prohíben a sus empleados la comunicación por correo electrónico. Aseguran que no es rentable. Ocupa el 10% de la jornada de trabajo y en algunos casos alcanza el 25%

18.05.13 - 11:53 -
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En internet se pueden encontrar cientos de referencias que prometen que el correo electrónico ha muerto. Con todas las cábalas tecnológicas hay que ser prudente: ¿Quién habría predicho que un sistema que lanza al hiperespacio mensajes de 140 caracteres iba a convertirse en herramienta habitual para millones de personas? Decir que el email ha comenzado a desaparecer puede ser un riesgo editorial pero, a la espera de si muere o no, es seguro que el correo nos está matando.

Atos es una empresa con sede en Francia y en otros 40 países para la que trabajan 70.000 personas. El que lo lea pensará que no pueden vivir sin el correo electrónico. Su presidente, Thierry Breton, exministro francés de Economía y profesor en Harvard, pensó lo mismo, pero al revés: no pueden vivir con tanto email. Y lo eliminó. Su decisión provocó miedo entre sus empleados y hasta risa entre algunos expertos del sector, pero sus razones eran de peso. En el programa Zero Email -así se llama su iniciativa- explica que la cantidad de correos electrónicos se había vuelto una suerte de polución "insostenible" para el bienestar de sus empleados y el funcionamiento de la organización. Los trabajadores de Atos pasaban entre cinco y veinte horas a la semana atendiendo a su bandeja de entrada. Un entorno mejor para ellos suponía el uso de otros sistemas de comunicación más efectivos, pero también más baratos, entre ellos un nuevo software. Un cálculo de trazo grueso dice que si cada empleado pasa una media de diez horas a la semana y cada hora se la pagan a diez euros, la empresa habrá perdido al cabo del año 5.000 euros. Si son 70.000 en la organización, se les caen de las cuentas 350 millones de euros cada año.

Las cifras que arrojan los estudios dan miedo. En 2010 se calcula que cada trabajador de Atos recibía al día 200 correos electrónicos y uno de cada cinco era puro spam. Otras investigaciones son más indulgentes. Mimecast sitúa el correo no deseado en un 7%, aunque le suma un 11% de correo personal. Según este estudio, solo el 63% de los emails enviados eran entre empleados y no todos se consideraban fundamentales para el trabajo.

La comunicación 'vaga'

Shayne Hughes es un directivo de una consultora (Learning and Leadership) que un día soltó una bomba en una reunión: "Queda prohibido enviar correos internos esta semana". Cuentan que las caras fueron de asombro y alarma: "No vamos a poder hacer nuestro trabajo", le dijeron. "La empresa será un caos". En su opinión, había tomado una decisión drástica porque sostiene que el correo no es una buena herramienta de comunicación, sino que fomenta la conversación 'vaga y sin reflexión' y que aporta continuamente "preguntas rápidas que no tienen una respuesta rápida" (se calcula que se tarda el doble en responder un correo que en escribirlo). José Mendiola, consultor en productividad, confirma que el problema no es aislado. "En muchas empresas, el email se ha convertido en un mal endémico. Es algo muy común", admite el fundador de Commienza, una empresa que se encarga de diagnosticar problemas y agilizar procesos en las organizaciones. A su juicio, recibir 200 correos diarios es insostenible. ¿Dónde está el límite? "Más de 30 o 50 correos al día es un signo de ineficiencia. Una persona en un puesto de trabajo está para gestionar proyectos, no para gestionar una herramienta determinada".

Algunos estudios alertan de que hasta el 25% del tiempo de trabajo se dedica al correo electrónico. Esto sería posible si se hace de un tirón, por ejemplo al comienzo de la jornada, pero no es así. Según Priority Management, un directivo medio es interrumpido en su jornada de trabajo cada ocho minutos y Microsoft asume que se tardan quince en volver a centrar la mente en lo que se estaba haciendo. Mendiola revela que "si se consigue una burbuja de concentración se podría resolver un problema en una hora. Con interrupciones, puede demorarse cuatro, doce o 48".

Cada día se envían en el mundo 144.000 millones de correos. Muchos de ellos, mal. Al margen del spam que pudre las bandejas de entrada, José Mendiola cita tres fallos básicos a la hora de usar el sistema dentro de una empresa. El primero es que "se utiliza para exonerarse. Llega un problema, se rebota a todo el mundo y no se soluciona. Es como decir: "Yo ya lo avisé". El segundo atañe a la propia estructura del correo: un asunto poco específico que no describe el tema que se trata en él y con textos largos. ¿Cuánto es largo? "Si no se describe un proyecto complejo, más de tres párrafos es mucho". El tercer problema quizás sea el más conocido: el correo sustituye a las relaciones interpersonales y, para esto, es mucho más torpe. "Tratar un problema por correo es delicado, ya que lo que decimos puede interpretarse de un modo mucho más duro. Es mejor tratar determinadas cuestiones a viva voz".

A la espera de que otros sistemas solucionen estos problemas (y aporten otros nuevos), quedan varias recomendaciones para sobrevivir al email. Mendiola apuesta por establecer horarios de consulta de correos. Cada dos horas, o a primera y última hora de la mañana y de la tarde. Y dejar bien claro en un mensaje de respuesta automática cuándo leeremos esos correos electrónicos. "No podemos estar todo el día localizables".

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